Informativa privacy per il sito web

Se sei proprietario di un sito web e titolare di un’azienda, forse saprai che la legge italiana prevede che venga pubblicata in modo chiaro, sintetico e facilmente raggiungibile un’informativa privacy che indichi ai tuoi utenti quali dei loro dati vengono trattati, in che modo e per quali finalità.

Alcuni di voi potrebbero obiettare che il proprio sito non raccoglie dati personali, non sapendo però che, nella maggior parte dei casi, in maniera diretta o indiretta, lo sta già facendo.

Come faccio a sapere se il mio sito web raccoglie dati personali?

Per rispondere a questa domanda, bisogna prima di tutto chiarire cosa siano i “dati personali”, ossia quelle  informazioni che identificano una persona fisica e che possono fornire dettagli sulle sue caratteristiche, le sue abitudini, il suo stile di vita, le sue relazioni, e così via. Nello specifico, hanno particolare rilevanza i dati identificativi, ossia quelli che permettono l'identificazione diretta dell’interessato al trattamento, quali i dati anagrafici tipo (nome e cognome), ma anche un indirizzo email personale, oppure un insieme di dati aggregati.

Un sito web può raccogliere dati personali in molti modi. Per non essere troppo tecnici, facciamo alcuni esempi pratici:

• Moduli di contatto, di richiesta di preventivo o di iscrizione ad una newsletter
• Sistemi per registrarsi a servizi forniti dal sito web (forum, aree riservate...)
• Servizi di statistiche, come Google Analytics
• Widget sociali, come il condividi e il mi piace di Facebook
• Cookie in grado di tracciare il comportamento degli utenti

Molto probabilmente il tuo sito internet utilizzerà uno o più di questi servizi, difatti quasi tutti i siti necessitano di una informativa privacy.

Cosa succede in caso di mancata o inidonea informativa? Chi è il responsabile?

L’omessa o inidonea informativa è sanzionata dall’art. 161 del Codice in materia di protezione dei dati personali, con una sanzione amministrativa che va da un minimo di 6.000 a un massimo di 36.000 euro. Chi si deve preoccupare di pubblicare un’informativa privacy a norma di legge e risponde legalmente è il titolare dell’azienda. Infatti, anche se il sito web è stato realizzato tecnicamente da un’agenzia web, chi raccoglie e utilizza i dati degli utenti per i propri scopi è l’azienda committente. Pertanto, il testo dell’informativa privacy deve essere fornito all’agenzia in modo che lo inserisca in una pagina del sito del cliente. Solitamente, le web agency non forniscono consulenza legale ma si limitano ad un inserimento “tecnico” del contenuto.

Posso fare copia e incolla dell’informativa di un altro sito?

Nonostante sia senza alcun dubbio il metodo più diffuso, in quanto consente di non dover pagare costose consulenze legali, il copia e incolla di una informativa è in assoluto la pratica peggiore da mettersi in atto, perché il testo di ciascuna informativa deve rispettare tutti i punti richiesti dalla normativa (art. 13 del Dlgs. 196/03) e deve fare riferimento al trattamento dei dati personali effettivamente eseguito dal titolare ed alle loro specifiche finalità. Stilare un documento legale di questo tipo non è certo alla portata di tutti, oltre al fatto che copiando un’informativa altrui si viola la proprietà intellettuale di chi l’ha scritta.

Le soluzioni per ottenere un’informativa privacy idonea e conforme alla normativa

Come abbiamo visto, una “informativa fai da te" potrebbe costarti molta cara, a meno che tu non sia costantemente aggiornato sulle singole leggi che trattano l’argomento privacy.

Quali sono quindi le strade percorribili per sistemare una volta per tutte il problema?

Rivolgersi ad un consulente specializzato in privacy

A mio parere la soluzione più completa ed efficace. Un buon consulente è in grado di analizzare tutti gli aspetti tecnici e legali per redigere una informativa completa, fornire informazioni sull’implementazione, aiutarvi ad evitare sanzioni, oltre al potervi consigliare su molti altri aspetti inerenti alla privacy in azienda. Chiaramente tutto questo comporta un investimento, ma la vostra azienda ne beneficerà.

• PRO: Elevata qualità del risultato e aderenza alla normativa.
• CONTRO: Soluzione non economica. In caso di privacy in più lingue possono sommarsi i costi delle traduzioni giuridiche.

Cerca un consulente nel database Federprivacy

Contattare un avvocato

Soluzione altrettanto valida, ha gli stessi pro e contro del contattare un consulente privacy. Unica accortezza, bisogna fare attenzione  di affidare l'incarico ad un avvocato specializzato in privacy e data protection. Come si suol dire, ad ognuno il suo.

• PRO: Elevata qualità del risultato e aderenza alla normativa.
• CONTRO: Soluzione non economica. In caso di privacy in più lingue possono sommarsi i costi delle traduzioni giuridiche. Rischio di scegliere un avvocato non specializzato.

Usare modelli di testo privacy

Come spiegato precedentemente la privacy fai da te non è mai consigliabile, ma se proprio voleste percorrere questa strada, è consigliabile cercare un modello aggiornato, leggere il Codice in materia dei dati personali e le linee guida pubblicate sul sito web del Garante della Privacy.

• PRO: Soluzione low cost o gratuita.
• CONTRO: Altissimo rischio di ottenere un testo non aderente alla normativa.

Utilizzare il generatore Iubenda

Il servizio online di questa start-up milanese consente, tramite un pannello, di generare una informativa privacy facendo selezionare da un elenco di servizi quelli utilizzati sul vostro sito web. Si tratta di una soluzione economica che in molti stanno adottando. Oltre a questo servizio low cost, è possibile contattare Iubenda per una consulenza più completa, dai costi paragonabili a quelli di un consulente privacy.

• PRO: Costi contenuti, software semplice da usare.
• CONTRO: Il servizio è su abbonamento, nonostante il servizio preveda oltre 500 clausole standard il testo privacy generato potrebbe non soddisfare al 100% le necessità della tua azienda.

Maggiori informazioni sul sito Iubenda

Privacy e sito web: un'opportunità

L’argomento “privacy e web” è uno dei più caldi del momento ed è tuttora in evoluzione.

Che tu abbia un sito web attivo da tempo, stia facendo un restyling oppure stia partenzo da zero con un nuovo progetto web, non puoi ignorare l'importanza di questo aspetto.

Personalmente, trovo che per le aziende sia strategico informarsi, fare propri questi cambiamenti per utilizzarli a proprio vantaggio. Il focus non dovrebbe essere su come evitare una sanzione, ma su cosa può fare la propria azienda per migliorare la gestione della privacy dei propri utenti e fornire un servizio migliore, più professionale e trasparente.